Jon de Vries en Hans Hoogendoorn (Bonte Bij): ‘Begin niet bij het systeem, maar bij het HR-proces’
Waarom procesoptimalisatie, verandermanagement en AI samen bepalen hoeveel ruimte HR overhoudt voor strategische vraagstukken.
HR-afdelingen willen meer tijd besteden aan talentontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning. In de praktijk gaat nog altijd veel capaciteit verloren aan handmatige, versnipperde en omslachtige processen.
Nieuwe HR-systemen en AI kunnen verlichting bieden, maar alleen wanneer organisaties eerst kritisch kijken naar de manier waarop het werk is ingericht. Anders worden bestaande inefficiënties simpelweg gedigitaliseerd.
Volgens Jon de Vries en Hans Hoogendoorn, beiden actief op het snijvlak van HRM en ICT en mede-eigenaar van Bonte Bij, begint verbetering daarom niet bij technologie. Processen moeten eerst helder, eenvoudiger en beter afgestemd worden op medewerkers, leidinggevenden en organisatiedoelen. Daarbij is procesoptimalisatie niet alleen een technische exercitie, maar ook een veranderkundige opgave.
Waarom HR-processen juist nu aandacht vragen
Procesoptimalisatie is juist nu belangrijk voor HR-afdelingen omdat de rol van HR fundamenteel aan het veranderen is, ziet Jon de Vries. Organisaties verwachten steeds vaker dat HR niet alleen administratieve taken uitvoert, maar ook actief bijdraagt aan strategische vraagstukken zoals talentontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en workforce planning.
“Zolang HR-professionals veel tijd kwijt zijn aan inefficiënte processen, blijft er minder ruimte over voor deze strategische toegevoegde waarde.” Tegelijkertijd nemen de verwachtingen van medewerkers toe. “Zij zijn gewend aan snelle, digitale en gebruiksvriendelijke processen in hun dagelijks leven en verwachten hetzelfde van HR. Trage of omslachtige procedures kunnen leiden tot frustratie, vertragingen en een minder positieve medewerkerservaring.”
In de praktijk ziet De Vries dat organisaties vooral worden vertraagd door processen die handmatig, versnipperd of onvoldoende gestandaardiseerd zijn. “Door deze processen te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, kan HR niet alleen efficiënter werken, maar ook sneller inspelen op de behoeften van medewerkers en management.”
Het resultaat is volgens hem breder dan alleen tijdwinst: minder administratieve belasting, een hogere kwaliteit van dienstverlening en meer ruimte voor strategische vraagstukken die direct bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
Procesverbetering is meer dan een technische exercitie
Het verbeteren van HR-processen wordt vaak gezien als een technische exercitie: stappen inventariseren, knelpunten verwijderen en werkzaamheden automatiseren. In de praktijk is het vooral een veranderkundige opgave, stelt De Vries. Hij verwijst daarbij naar de theorie van Systematisch Transitiemanagement van Bianca van Leeuwen.
“Processen zijn immers geen op zichzelf staande schema’s, maar vormen de manier waarop mensen samenwerken binnen een organisatie. Een wijziging in een proces heeft daardoor niet alleen gevolgen voor de werkwijze, maar ook voor gedrag, verantwoordelijkheden, onderlinge relaties en ervaren autonomie.”
Van Leeuwen beschrijft dat verandering alleen duurzaam is wanneer aandacht wordt besteed aan zowel de inhoud als het veranderproces. Dat betekent dat een nieuw HR-proces niet alleen technisch goed moet zijn ontworpen, maar ook moet aansluiten bij de context waarin mensen werken.
Dat speelt volgens De Vries zeker in politiek-bestuurlijke organisaties, waar uiteenlopende belangen, bestaande routines en informele verhoudingen een belangrijke rol spelen. “Wat voor de ene afdeling een efficiëntere werkwijze betekent, kan voor een andere afdeling voelen als verlies van invloed, controle of professionele ruimte. Weerstand is vanuit dat perspectief geen belemmering, maar waardevolle informatie over de zorgen, belangen en behoeften die in het veranderproces aandacht verdienen.”
Eigenaarschap ontstaat door mensen vroeg te betrekken
Systematisch Transitiemanagement benadrukt daarnaast het belang van participatie en gezamenlijke betekenisgeving. Medewerkers en leidinggevenden beschikken over cruciale kennis van de dagelijkse praktijk en begrijpen vaak waarom bestaande werkwijzen zijn ontstaan.
“Door hen vanaf het begin actief te betrekken bij het analyseren van knelpunten, het ontwerpen van oplossingen en het testen van nieuwe werkwijzen, ontstaat niet alleen een beter procesontwerp, maar ook meer eigenaarschap en draagvlak. Mensen ondersteunen immers eerder een verandering waaraan zij zelf hebben bijgedragen.”
De Vries benoemt daarnaast het werken in kleine, overzichtelijke stappen als een belangrijk uitgangspunt. “In plaats van een grootschalige verandering in één keer door te voeren, wordt ruimte gecreëerd om te experimenteren, ervaringen op te doen en successen zichtbaar te maken. Deze korte verbetercycli vergroten het vertrouwen in de verandering en maken het mogelijk om het proces gaandeweg aan te passen op basis van feedback uit de praktijk.”
Zo ontstaat een lerende aanpak waarin de organisatie zich stap voor stap ontwikkelt.
Digitaliseer geen inefficiënt proces
Veel organisaties beschikken inmiddels over moderne HR-systemen, maar benutten slechts een deel van de mogelijkheden. Volgens Hans Hoogendoorn ligt het probleem zelden bij de technologie zelf.
“De grootste uitdaging zit in de aansluiting tussen proces, systeem en gebruiker. Toch worden bestaande werkwijzen vaak één-op-één gedigitaliseerd, waardoor inefficiënties behouden blijven en gebruikers juist meer administratieve handelingen moeten verrichten.”
Hoogendoorn verwijst daarbij naar de zogenoemde Gouden Regels van Bonte Bij. Succesvolle digitalisering begint volgens die uitgangspunten niet bij de keuze voor een systeem, maar bij het vereenvoudigen van het HR-proces.
Eerst wordt bepaald welke stappen daadwerkelijk waarde toevoegen voor medewerkers, leidinggevenden en de organisatie. Pas daarna wordt gekeken hoe het systeem deze werkwijze zo eenvoudig mogelijk kan ondersteunen. “Daarbij geldt: standaardiseren waar het kan en maatwerk alleen toepassen wanneer het echt noodzakelijk is. Hoe eenvoudiger een proces, hoe groter de kans dat gebruikers het systeem correct en consequent toepassen.”
Zonder gebruiksgemak levert technologie weinig op
De rol van de gebruiker wordt daarbij vaak onderschat, stelt Hoogendoorn. Een systeem rendeert pas wanneer medewerkers en leidinggevenden begrijpen waarom zij ermee werken, hoe het hen helpt en hoe zij het optimaal gebruiken.
“Dat vraagt niet alleen om instructie, maar ook om duidelijke procesafspraken, eigenaarschap en voortdurende aandacht voor gebruiksgemak. Wanneer gebruikers onnodige stappen ervaren of informatie meerdere keren moeten invoeren, neemt de acceptatie snel af.”
HR-professionals kunnen bovendien hun systemen beter benutten door verder te kijken dan de administratieve basisregistratie. “Moderne HR-systemen bevatten waardevolle informatie over onder andere instroom, uitstroom, verzuim, ontwikkeling en formatie. Door deze data actief te analyseren en te vertalen naar stuurinformatie voor management en directie, verschuift de rol van HR van uitvoerder naar strategisch adviseur.”
Minder tijd gaat dan verloren aan handmatige administratie en controles, terwijl meer ruimte ontstaat voor organisatieontwikkeling, talentmanagement en strategische personeelsplanning.
De meeste waarde ontstaat wanneer proces, systeem en gebruiker met elkaar in balans zijn. “Dan ondersteunt het systeem het werk in plaats van andersom en kan HR zich richten op waar het werkelijk waarde toevoegt: het ondersteunen van medewerkers én het realiseren van de organisatiedoelstellingen.”
AI begint bij kleine, praktische toepassingen
Ook bij AI is de verleiding groot om te beginnen bij de technologie. Hoogendoorn pleit juist voor een praktische aanpak: eerst kijken waar eenvoudige toepassingen direct tijd kunnen besparen, de kwaliteit verhogen of terugkerend werk uit handen nemen.
De grootste misvatting rond AI in HR is volgens hem dat organisaties direct moeten denken aan complexe implementaties en grote investeringen. De meest directe kansen liggen juist in relatief eenvoudige toepassingen die HR-professionals ondersteunen in hun dagelijkse werk.“
Denk bijvoorbeeld aan AI die vacatureteksten verbetert, functieprofielen opstelt, gespreksverslagen samenvat of veelgestelde HR-vragen van medewerkers afhandelt. Ook binnen onboarding, verzuimbegeleiding en performance management kan AI ondersteunen door informatie te verzamelen, acties voor te bereiden en opvolging te bewaken. Daarmee neemt AI niet het werk van HR over, maar juist de repetitieve en administratieve onderdelen ervan.”
Een interessante ontwikkeling zijn AI-agents, vervolgt Hoogendoorn. “Waar traditionele AI vooral antwoord geeft op een vraag, kan een AI-agent een reeks taken uitvoeren binnen een proces. Tegelijkertijd denk ik dat de grootste kans niet zit in technologie, maar in het herontwerpen van processen.”
Van automatisering naar kennisversterking
Hoogendoorn ziet steeds scherper dat de waarde van AI niet alleen zit in het automatiseren van handelingen, maar vooral in het toegankelijk maken van kennis die binnen organisaties al aanwezig is.
“Veel HR-afdelingen beschikken over enorme hoeveelheden impliciete kennis: beleidsregels, cao-afspraken, procedures en antwoorden op terugkerende vragen. Die kennis zit vaak verspreid over documenten, mailboxen en de hoofden van medewerkers.”
Met de huidige generatie AI kan die kennis toegankelijker worden gemaakt voor medewerkers, leidinggevenden en HR-professionals. “Niet door een nieuw systeem te bouwen, maar door AI slim te koppelen aan bestaande documentatie. Daardoor verschuift HR van het beantwoorden van steeds dezelfde vragen naar het begeleiden van de complexere vraagstukken waar menselijke expertise echt het verschil maakt.”
De rode draad is daarmee helder: technologie kan veel betekenen voor HR, maar alleen wanneer organisaties eerst kritisch kijken naar processen, gebruikers en de gewenste dienstverlening. Niet het systeem, maar de manier waarop mens, proces en technologie samenkomen, bepaalt uiteindelijk de waarde.
Maak kennis met Jon de Vries en Hans Hoogendoorn
Jon de Vries en Hans Hoogendoorn zijn beiden mede-eigenaar van Bonte Bij, gespecialiseerd in HR, e-HRM, talentmanagement en organisatieontwikkeling.
Jon de Vries werkt sinds 1996 op het snijvlak van HRM en ICT. Als projectmanager en adviseur richt hij zich op verandertrajecten waarin mens, proces en technologie samenkomen. Hij heeft ruime ervaring in politiek-bestuurlijke omgevingen en staat bekend als verbinder tussen bedrijfsfuncties, management en werkvloer.
Lees meer over zijn expertise en workshop.
Hans Hoogendoorn ondersteunt organisaties bij het succesvol inzetten van HRM en HR-systemen. Hij heeft een HR-achtergrond en werkt sinds 1998 op het snijvlak van HRM en ICT. In de loop der jaren heeft hij brede e-HRM-expertise en een groot netwerk opgebouwd. Opdrachtgevers waarderen hem om zijn people skills, verbindende kracht en helikopterview.
Lees meer over zijn expertise en workshop.