Medezeggenschap vanuit HR: van proces naar partnerschap
Heleen de Graaf en Marlies Mellema over vertrouwen, timing en communicatie in samenwerking met de OR.
Veel HR-professionals herkennen het: de ondernemingsraad (OR) wordt vaak gezien als een verplicht nummer of een obstakel dat plannen vertraagt. Toch schuilt er veel kracht in een goed functionerende medezeggenschap.
Juist daarom verzorgen Heleen de Graaf, strategisch HR- en organisatieadviseur, en Marlies Mellema, arbeidsrechtadvocaat en organisatieadviseur, de masterclass Medezeggenschap vanuit HR-perspectief bij HR Academy. Zij laten zien hoe HR, bestuurders en OR samen kunnen werken aan een constructieve, toekomstgerichte relatie.
“Wordt de medezeggenschap niet serieus genomen, dan gaan de hakken in het zand. Een effectief traject begint met wederzijds respect, waardering en begrip voor elkaar.”
– Heleen de Graaf, strategisch HR- en organisatieadviseur
De menskant van medezeggenschap
Volgens De Graaf heeft de grootste belemmering in een constructieve samenwerking tussen HR, bestuurder en OR vaak te maken met gebrek aan vertrouwen. “Dit kan allerlei oorzaken hebben,” legt ze uit, “Slechte communicatie, niet tijdig betrokken worden, onvolledige informatie, weinig transparantie, een trauma uit het verleden, of gebrek aan kennis en ervaring bij de bestuurder waardoor de Wet op de ondernemingsraden (WOR) niet goed wordt nageleefd.” Ze ziet ook het omgekeerde gebeuren: “Of juist een gebrek aan kennis en ervaring bij de OR, waardoor die bij voorbaat al weerstand bieden omdat ze bang zijn hun taak anders niet goed uit te oefenen.”
Wordt de medezeggenschap niet serieus genomen, dan gaan de hakken in het zand, stelt ze. “De OR voelt zich niet gehoord en gezien en gaat, in veel gevallen, een formele en reactieve houding aannemen, in plaats van proactief en meedenkend. Terwijl dit het laatste is wat je wilt.”
Een effectief traject begint volgens haar met wederzijds respect, waardering en begrip voor elkaar. “Dat betekent dat je de taak van de OR serieus neemt en als waardevol ziet. Dat vergt betrokkenheid van alle partijen, waarbij ze elkaar ook mogen aanspreken op hun verantwoordelijkheden.”
Van proces naar partnerschap
In de masterclass Medezeggenschap vanuit HR-perspectief begeleiden De Graaf en Mellema HR-professionals stap voor stap van een formeel proces naar een echt partnerschap met de OR. “We beginnen bij het wettelijk kader, zodat de HR-professional goed op de hoogte is van de bevoegdheden. Vervolgens zoomen we in op visie, relatie en werkprocessen,” legt ze uit. “Veelal wordt de aandacht vooral gelegd op werkprocessen – ‘Wat gaan we doen en hoe richten we alles in?’- omdat dat nog lekker rationeel is. Een goede verandering begint echter met een duidelijke visie en noodzaak. Hoe kom je tot die heldere visie, hoe communiceer je die en wanneer.”
“We zoomen ook in op de krachtenvelden. Wat gebeurt er met de relatie in verandertrajecten, met de OR en met medewerkers, als je geen goede visie hebt, als je de OR niet tijdig betrekt, niet alle informatie geeft of anderszins niet serieus neemt.” Begrijp je die dynamiek, dan zie je direct wat nodig is voor een goede relatie, stelt ze. “Dat begint met een heldere visie, die je duidelijk communiceert, waarbij je ervoor zorgt dat de OR het daadwerkelijk voor zich kan zien wat je exact met de organisatiewijziging wil bereiken en hoe je dat gaat doen.”
Ze benadrukt dat het succes van medezeggenschap schuilt in het integreren van meerdere perspectieven: “We benaderen de medezeggenschap vanuit een organisatiekundige, HR, juridische én systemische blik, zodat het totaalplaatje belicht wordt. Al deze gezichtsvelden zijn van belang om tot een optimale samenwerking met de OR te komen. Als HR-professional leer je stapsgewijs hoe je de relatie met de OR zo goed mogelijk te verstevigen.”
Masterclass Medezeggenschap vanuit HR-perspectief
Ontdek hoe je binnen de regels van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een constructieve en toekomstgerichte samenwerking met de OR creëert. Tijdens de eendaagse masterclass werk je met Heleen de Graaf en Marlies Mellema aan visie, timing, communicatie en vertrouwen, en vertaal je dit naar een concreet stappenplan.
Het juridische kader als strategisch hulpmiddel
Ook Marlies Mellema ziet dat medezeggenschap te vaak wordt onderschat. “Nog veel bestuurders zien de WOR als een noodzakelijk kwaad,” zegt ze. “Ze hebben de veranderplannen gemaakt en willen liefst zo snel mogelijk doorpakken. Dan lijkt een adviesprocedure verlies van kostbare tijd. Zowel bij een adviesaanvraag als een instemmingsaanvraag moet de bestuurder de noodzaak, de personele consequenties en de maatregelen weergeven.”
Een goed adviestraject met de OR kan juist voor versnelling zorgen, stelt Mellema. “Een goede OR heeft zijn voelsprieten overal in de organisatie zitten. Ze weten heel goed wat er in de organisatie speelt en waar de sentimenten van de medewerkers liggen.” Volgens haar levert dat waardevolle input op: “Indien je de OR meekrijgt met je plannen dan heb je direct draagvlak in de onderneming voor de door te voeren organisatiewijziging. Zij kunnen in het adviestraject en in het traject daarvoor met hele goede adviezen komen om een goede organisatiewijziging door te voeren.”
In hun begeleiding en trainingen hameren Mellema en De Graaf altijd op een goede visie: “Waarom wil je veranderen? Wat is de noodzaak? De OR is de eerste partij die je tegenkomt, die je het goed moet uitleggen. Daar kun je gebruik van maken. Als je de OR kunt uitleggen waarom je iets doet, dan kun je het ook uitleggen aan de medewerkers en het UWV,” aldus Mellema.
Volgens haar ligt de sleutel in voorbereiding en communicatie: “Een goede voorbereiding met een hele duidelijke communicatie zorgt er derhalve voor dat de organisatiewijziging een stuk soepeler kan worden doorgevoerd met minder juridische procedures. De adviesaanvraag zie ik dan ook als basis voor een goed verloop van een reorganisatie.”
“Als je de OR kunt uitleggen waarom je iets doet, kun je het ook uitleggen aan de medewerkers en het UWV.”
– Marlies Mellema, arbeidsrechtadvocaat en organisatieadviseur
Timing en vertrouwen in de praktijk
Een belangrijk thema in de masterclass is timing. “Een OR kan te vroeg betrokken worden én een OR kan te laat betrokken worden,” legt Mellema uit. “Beide is niet ideaal. Een ondernemer die de OR te vroeg betrekt, raakt veel tijd aan communicatie kwijt, terwijl de plannen nog niet voldoende concreet zijn. Dit leidt vaak tot frustratie bij de bestuurder, die het gevoel heeft dat hij de OR overal in mee moet nemen, wat tijdrovend is en de besluitvorming in de weg staat. Een bestuurder die een OR te laat inschakelt, neemt de OR niet serieus. Vanuit het niet gehoord worden ontstaat wantrouwen, waardoor een OR sneller de hakken in het zand zal zetten. Wat ook weer tot frustratie en vertraging leidt en wat de verstandhouding tussen partijen niet ten goede komt.”
Met een treffend voorbeeld stipt ze het risico van schijnparticipatie aan: “Je ziet dit vaak met ‘pilots’, waarbij de organisatie het brengt als pilot, terwijl op voorhand al duidelijk is dat als de pilot slaagt de organisatiewijziging rond is. Zo is het echter niet gebracht bij de OR, die zich volledig gepasseerd voelt en niet goed weten, wanneer ze aan de bel hadden moeten trekken. Wat weer tot wantrouwen leidt voor een volgende ‘pilot’.”
Ze raadt aan om de OR in vertrouwen vroegtijdig te informeren. “Het advies moet dus op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat de OR nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op het besluit,” zegt ze. “Het is daarbij handig de OR, in vertrouwen, op voorhand te informeren en hun gedachten over het plan al te laten weergeven: waar liggen de kansen en wat zien zij als zorg en/of bedreiging. De OR is nu tijdig betrokken, kan zijn inbreng al geven, waarbij ze weten dat ze tijdig de adviesaanvraag zullen krijgen. De eerste gedachten van de OR kunnen reeds meegenomen worden, of gemotiveerd niet meegenomen worden, in de adviesaanvraag, waardoor dit traject sneller kan worden doorlopen. En de OR die direct om hun inbreng wordt gevraagd zorgt bovendien voor een goede relatie tussen OR en de bestuurder gebaseerd op vertrouwen.”
De OR als strategische partner, niet als obstakel
Een van de meest inspirerende voorbeelden rond medezeggenschap die De Graaf zich herinnert, komt uit een trainingstraject van een scholingsinstituut in het hoger onderwijs op het onderwerp ‘reorganisaties’. “We hadden eerst twee trainingsdagen met HR en directie. Vervolgens trainden we de OR op hetzelfde onderwerp. HR en directie waren van mening dat de reorganisatieplannen nog niet voldoende concreet waren en wilden de OR maar mondjesmaat betrekken,” vertelt ze.
“Met de training van de OR ontdekten we echter dat die heel goed op de hoogte waren van de marktontwikkelingen, exact zagen waar de organisatie tegenaan liep en wat aan veranderingen nodig was, waarbij ze exact dezelfde vragen stelden als HR en directie. Ze voelden echter dat de directie hen niet wilde betrekken, terwijl ze juist goede ideeën hadden. Wij constateerden dat HR en directie juist met de OR aan tafel moesten gaan zitten, omdat de OR niet alleen hetzelfde dacht, maar ook meer kennis en ervaring had in reorganisaties en hetzelfde doel voor ogen had: de organisatie weer gezond en weerbaar maken.”
De kracht van luisteren en samenwerken
Ook Mellema haalt een casus aan waarin de OR niet de vertrager bleek, maar juist de versneller. “We trainden een OR van meerdere verzorgingstehuizen,” vertelt ze. “Er was ook echt een noodzaak om te veranderen. De OR ontving echter een adviesaanvraag waar geen touw aan vast te knopen was. Ik geloof dat we de adviesaanvraag tien keer hebben gelezen en nog snapten we niet wat er stond.” De training bleek een kantelpunt. “We hebben de training vervolgens gebruikt om met elkaar eerst gezamenlijk te bepalen wat noodzakelijk was voor een goede verandering. De OR bestond uit negentien leden en had tentakels in alle onderdelen van de onderneming. Ze wisten precies wat er speelde en wat ze graag veranderd wilden zien. Dit hebben we met z’n allen in kaart gebracht.”
“De OR heeft de bestuurder vervolgens terug naar de tekentafel gezonden,” vervolgt ze. “In hun brief hebben ze alvast allerlei suggesties gedaan wat zij als goede stap zagen voor een noodzakelijke verandering. Eén van de aanbevelingen was het schrappen van een managementlaag. De OR ging derhalve behoorlijk ver in hun plannen.”
De reactie liet niet op zich wachten: “De bestuurder greep de OR-brief met beide handen aan. Met de aanbevelingen van de OR hadden ze het draagvlak in handen om behoorlijk radicale veranderingen door te voeren. Een nieuwe adviesaanvraag is gevolgd, waarin een groot deel van de aanbevelingen van de OR zijn overgenomen en flinke veranderingen zijn doorgevoerd. De OR is vanaf dat moment zo serieus genomen dat ze wekelijks een contactmoment met de bestuurder kregen, waarin ze hun zienswijze konden geven”
Volgens Mellema toont deze casus precies de kracht van echte samenwerking. “Neem de OR serieuzer,” benadrukt ze. Onze ervaring is dat de ‘werkvloer’ over het algemeen best goed weet wat moet veranderen en soms zelfs wat radicaler is dan de bestuurder. Heb je een stevige OR, ga dan al vroeg het gesprek met ze aan waarbij ze echt hun inbreng mogen geven over de verandering. Dit kan tot hele verrassende resultaten leiden, creëert direct draagvlak voor de organisatiewijziging en creëert een hele goede relatie met de OR.”
Lees ook: De hypernerveuze samenleving: “We zijn geen machines”
Maak kennis met de docenten
Heleen de Graaf – Strategisch HR- en organisatieadviseur en trainer
De Graaf begeleidt organisaties bij cultuurverandering en transformatieprocessen. Ze combineert gedrag en organisatiekunde met een creatieve aanpak en oog voor mens en proces. Naast HR- en organisatieadvies geeft ze trainingen op het gebied van reorganisaties, fusies & overnames en medezeggenschap.
Ontdek Heleens expertise en cursussen.
Marlies Mellema – Advocaat, organisatieadviseur en trainer
Mellema is arbeidsrechtadvocaat en gespecialiseerd in reorganisaties, collectief ontslag en medezeggenschap. Ze treedt op voor zowel bestuurders als ondernemingsraden en medewerkers, en weet daardoor als geen ander hoe belangen samenkomen. Daarnaast verzorgt ze trainingen over reorganisaties, fusies & overnames en medezeggenschap.
Lees meer over haar expertise.
Masterclass Medezeggenschap vanuit HR-perspectief
Ontdek hoe je binnen de regels van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een constructieve en toekomstgerichte samenwerking met de OR creëert. Tijdens de eendaagse masterclass werk je met Heleen de Graaf en Marlies Mellema aan visie, timing, communicatie en vertrouwen, en vertaal je dit naar een concreet stappenplan.