Reorganiseren: hoe doe je dat?

Details

Reorganisaties: de belangrijkste valkuilen…

1. Hollen in plaats van stilstaan…
   Eerst duidelijk hebben waarheen, waarvoor? Waarheen leidt de weg die we moeten gaan? Waarom doen we het? En hoe gaan we het doen? Op die vragen moet eerst een goed antwoord komen. Maar, HR schiet meteen in de actie, wil graag van dienst zijn. En mens&organisatie is juist hun expertise, dus: hollen maar. Met als gevolg dat de acties niet afgestemd zijn: er gebeuren dingen die (nog) niet hoeven te gebeuren of dingen die al moeten gebeuren worden nog niet opgepakt. Ofwel een en ander gebeurt op de verkeerde manier. Gaandeweg blijkt dat we de verkeerde richting hebben gekozen of de verkeerde afslag hebben genomen. Bijvoorbeeld: Help, onze beste mensen lopen weg!!! Bezint voor gij begint…
   
   
2. Laat mij/ons (van HR) dat maar even doen…
   HR neemt de leiding, maar…. heeft niets te vertellen, dus wordt achteraf en soms publiekelijk gecorrigeerd. Het gevolg: verlies van vertrouwen in het reorganisatieproces. Het geloof in eigen kunnen wordt aangetast en leidt tot verminderde motivatie bij HR. En, dat terwijl er juist nog zo veel moet gebeuren! Acties moeten vooraf afgestemd zijn, zowel qua inhoud als qua timing. De kans op ‘terugfluiten’ moet zo klein mogelijk zijn. Liever geen VAR-momenten dus…
   
   
3. ‘For your eyes only…’
   Dit is zo spannend, we houden het nog maar in kleine kring. Ondertussen vieren de geruchten hoogtij… En krijgen complotdenkers alle ruimte.  Met de kans dat van een mug een olifant wordt gemaakt. Het bedrijf gaat sluiten…, terwijl het om een onderdeel gaat. Of er wordt een afdeling dan wel divisie ingekrompen maar niet de hele organisatie. Zo kan de olifant in de kamer wel erg groot worden. Strooi met de feiten. Leg uit waarom. En wat de reorganisatie wel inhoudt en wat niet. Duidelijkheid is het mantra.
   
   
4. Eufemisme
   Dit is zo pijnlijk, laten we het maar wat verzachten met woorden. Maar ‘zachte heelmeesters maken stinkende wonden…’. Dus niet: ‘we zijn bezig met een heroriëntatie, er loopt een onderzoek naar onze toekomst, we evalueren al onze opties’. Het is nu eenmaal wat het is en het is even niet anders, helaas. ‘We moeten bezuinigen. Een inkrimping is daarbij onvermijdelijk.’ ‘Maar dat gaan we wel heel zorgvuldig uitvoeren, met aandacht en respect voor elkaar’.
   
   
5. Langzamer is niet beter…
   We moeten het wel goed doen, dus laten we er maar extra ruim de tijd voor nemen. Dat neemt de urgentie weg terwijl actie hard noodzakelijk is. De organisatie maar juist ook de medewerkers moeten tijdig in beweging komen, anders is het mogelijk te laat. Voor de organisatie als geheel of voor de medewerker in kwestie. Actie wordt beloond. Dat blijkt uit de ervaringen. Bovendien wil ‘de organisatie’ graag weten waar zij aan toe is. De aankondiging van de reorganisatie heeft voor opschudding gezorgd. Nu moet er snel duidelijk worden gemaakt wat er wanneer voor wie staat te gebeuren. Hoe eerder, des te beter.
   
   
6. ‘Need to know versus nice to know…’
   We vertellen het nog maar niet aan iedereen, want dan raakt een ieder afgeleid…
   Wel ‘rumour has it’, geruchten en roddels vinden we nog interessanter…dus nog meer afleiding, ‘I heard it through the grapevine…’, het gerucht gaat, ik hoorde van die en die over die en die, en nou, er staat heel wat te gebeuren….
   Verandering vraagt om uitleg. Wakkert onzekerheid aan. Vraagt om beweging. Hoe eerder men dat beseft, des te beter het is. Iedereen heeft zo zijn eigen snelheid van bewegen. Dus zorg voor een duidelijk beginsignaal. En probeer iedereen in gelijke mate op de hoogte te houden. Dat maakt de kans op misverstanden kleiner. En kan de onrust beperkt houden. Transparantie is geboden.
   
   
7. ‘Who let the dogs out…’
   Er is geen Product Owner voor de reorganisatie…iedereen doet maar wat, op zijn eigen manier. Er wordt iets aangekondigd wat nog helemaal niet klaar staat. Volgende week verschijnt de adviesaanvraag, maar dat blijkt pas een maand later te worden. Er bleek namelijk veel meer uitzoekwerk te zijn. We verwachten binnenkort een akkoord met de vakbonden over het sociaal plan. Helaas zou dat nog enkele maanden op zich laten wachten. De selectie-gesprekken beginnen eind deze maand, maar dat zou nog weken duren. Het ene wordt gezegd, terwijl het andere wordt gedaan. Zeg alleen wat je ook waar kunt maken. Zorg dat iemand de regie over het gehele gebeuren houdt. Er dient leiderschap te zijn voor de reorganisatie. Een programmadirecteur of een klein comité, waar alles samenkomt en waar ook de beslissingen worden genomen.
   
   
8. Tijd is goed…
   Uitstel. Suggereert mogelijkheid van afstel. Precies wat men wil. Wat gehoopt wordt. Dit gaat voorbij, het waait wel over. Aandacht voor onze mensen die het moeilijk hebben. Aandacht is goed, maar actie is beter! Het is zo naar voor de betrokken medewerkers laten we ze vooral de tijd en de ruimte geven. Deze hoop moet juist niet gevoed worden. Dit gaat helemaal niet over. Dit gebeurt echt, en wel nu. Er is geen ontkomen aan. We kunnen er niet aan ontsnappen, ook al zouden we dat willen. Het is niet fijn dat het gebeurt, maar we kunnen het beste er maar mee ‘dealen’. Dus vooruit met de geit. Ga nadenken over je toekomst. Hier en elders. Ga praten over andere mogelijkheden. Ga luisteren naar wat mensen te zeggen hebben, over jou en over de arbeidsmarkt. Ga rondkijken, binnen en buiten. De ervaring leert dat hoe eerder deze beweging wordt ingezet, des te groter is de kans op resultaat. Verreweg de meeste mensen vinden een andere baan binnen een jaar. Daarna wordt het opeens veel lastiger.
   
   
9. Fouten maken mag…
   Nee, helaas. Dat is namelijk ‘killing’ voor het vertrouwen. Het vergroot de onduidelijkheid en versterkt de onzekerheid, Wie heeft hier nog de regie? Is er iemand die het wel weet? Welke kant gaat dit op? Hoe kunnen we nu nog vertrouwen dat het goed komt? Ze weten het zelf niet! Kunnen ons beter maar niets meer aantrekken van wat ze zeggen of publiceren…pas op voor een ‘self fulfilling prophecy’. Geen – of zo min mogelijk – fouten maken bij een reorganisatie graag. Een reorganisatie is doorgaans een pijnlijk proces. Gemaakte fouten daarbij, maken die pijn nog meer voelbaar.
   
   
10. Beter laat, dan nooit…
    De OR of MR wil het nieuws over de reorganisatie niet als laatste horen! Dat miskent hun rol. En gaat voorbij aan de wettelijke vereiste, dat OR/MR tijdig en volledig moet zijn ingelicht. Het is ook moeilijk om er dan nog een medestander van proberen te maken. Bij het laat inschakelen voelt men zich vaak overvallen. En, voor het blok geplaatst kan men zich dan een geharnast tegenstander gaan voelen. Beter te vroeg, dan te laat. Maar in ieder geval: ruim op tijd. Dat is het devies!

Rein J. Heddema

reorganisatie-regisseur

Programma

Reorganiseren, hoe doe je dat: programma 

Spreker: Rein Heddema

Na het volgen van deze masterclass ben je volledig op de hoogte van wat er allemaal komt kijken bij het uitvoeren (en voorbereiden) van een reorganisatie. Alle aspecten en elementen komen aan bod. Er worden vele, praktische voorbeelden gegeven. 

Dit is het programma:

9.00 uur - Voorbereiding van een reorganisatie 

Waarom gaan ‘we’ reorganiseren? 

• Welke informatie is van cruciaal belang? 
• Zijn er alternatieven? 
• Sociaal Plan: ja of nee? 
• De kosten van een reorganisatie? 
• Wat kan er misgaan bij reorganisaties? 

Rollen: wie gaat wat doen bij de reorganisatie? 

• Directie, management en HR 
• Rol van de MR/OR 
• Rol van de vakbonden 

Voorbereidende maatregelen 

• Weten we waar we gaan afslanken? 
• Wat is ‘belangstellingsregistratie’? 
• Wat is een functie-migratie-matrix? 
• Het ‘plaatsingsplan’ 

Juridische aspecten in de voorbereiding 

• Hoe ziet ‘afspiegelen’ er uit? 
• Wat is een ‘uitwisselbare’ en een ‘passende’ functie? 
• Wijziging van arbeidsvoorwaarden 

12.00 uur - Lunchpauze 

13.00 uur - Uitvoering van een reorganisatie 

Het OR-advies 

• Hoe ziet een adviesaanvraag eruit? 
• Rol van de vakbonden 
• Boventalligheid – deeltijdontslag - volgorde in afbouw 

UWV 

• Vrijwillig vertrek / remplacering 
• ‘Handling’: wat moeten we allemaal in kaart brengen 

Juridische aspecten bij de uitvoering 

• Aanzeg- en opzeggesprek 
• Vaststellingsovereenkomst 
• Kantonrechter – transitievergoeding - ‘billijke vergoeding’  
• Outplacement 

Omgaan met verandering 

• De juiste boodschap formuleren 
• Lastige gesprekken voeren 
• Nazorg bieden 

17.00 uur - Afsluiting dag

Locatie

Sprekers

Rein Heddema

Managing Director van i-Start

Rein heeft rollen vervuld als projectmanager, algemeen secretaris, HR-manager, HR-directeur (ABN AMRO, Fortis), directielid (MeesPierson). Na 25 jaar is hij actief als ondernemer, maar ook als investeerder en toezichthouder. Rein heeft veel ervaring opgedaan met fusies en overnames, outsourcing, offshoring, afsplitsing, afstoting en inkrimping en met HR transformatie-trajecten.